Amt für Zuwanderung komplett digital

Seit Anfang Dezember arbeitet das Ausländeramt, Amt für Zuwanderung, der Stadtverwaltung Schwäbisch Gmünd komplett digital. Im Rahmen des Auftaktprojekts wurde bei der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems das Ausländeramt – Amt für Zuwanderung, auf vollelektronische Aktenführung umgestellt. Die Digitalisierung der Akten wurde von der Iron Mountain Deutschland Service GmbH, durchgeführt. Dafür wurden insgesamt rund 11.000 Akten entklammert und zum Scannen vorbereitet. Notizzettel wurden entfernt und aufgeklebt, Pässe separat gescannt oder angerissene Seiten vor dem Scannen verklebt. Über einen Zeitraum von drei Monaten wurden so rund 1,1 Millionen Blatt Papier eingescannt und von der städtischen IT-Abteilung in das Dokumentenmanagementsystem eingelesen. Aufbewahrungspflichtige Dokumente wurden im Original nach Schwäbisch Gmünd zurückgeführt. Was früher in 11.000 Akten auf 25 Quadratmetern in Aktenumlaufregalen gelagert war, passt nun in 25 gewöhnliche Aktenordner und auf eine Festplatte. Seit Anfang Dezember arbeitet das Ausländeramt, Amt für Zuwanderung, der Stadtverwaltung Schwäbisch Gmünd komplett digital. Im Rahmen des Auftaktprojekts wurde bei der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems das Ausländeramt – Amt für Zuwanderung, auf vollelektronische Aktenführung umgestellt. Die Digitalisierung der Akten wurde von der Iron Mountain Deutschland Service GmbH, durchgeführt. Dafür wurden insgesamt rund 11.000 Akten entklammert und zum Scannen vorbereitet. Notizzettel wurden entfernt und aufgeklebt, Pässe separat gescannt oder angerissene Seiten vor dem Scannen verklebt. Über einen Zeitraum von drei Monaten wurden so rund 1,1 Millionen Blatt Papier eingescannt und von der städtischen IT-Abteilung in das Dokumentenmanagementsystem eingelesen. Aufbewahrungspflichtige Dokumente wurden im Original nach Schwäbisch Gmünd zurückgeführt. Was früher in 11.000 Akten auf 25 Quadratmetern in Aktenumlaufregalen gelagert war, passt nun in 25 gewöhnliche Aktenordner und auf eine Festplatte. Seit Anfang Dezember arbeitet das Ausländeramt, Amt für Zuwanderung, der Stadtverwaltung Schwäbisch Gmünd komplett digital. Im Rahmen des Auftaktprojekts wurde bei der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems das Ausländeramt – Amt für Zuwanderung, auf vollelektronische Aktenführung umgestellt. Die Digitalisierung der Akten wurde von der Iron Mountain Deutschland Service GmbH, durchgeführt. Dafür wurden insgesamt rund 11.000 Akten entklammert und zum Scannen vorbereitet. Notizzettel wurden entfernt und aufgeklebt, Pässe separat gescannt oder angerissene Seiten vor dem Scannen verklebt. Über einen Zeitraum von drei Monaten wurden so rund 1,1 Millionen Blatt Papier eingescannt und von der städtischen IT-Abteilung in das Dokumentenmanagementsystem eingelesen. Aufbewahrungspflichtige Dokumente wurden im Original nach Schwäbisch Gmünd zurückgeführt. Was früher in 11.000 Akten auf 25 Quadratmetern in Aktenumlaufregalen gelagert war, passt nun in 25 gewöhnliche Aktenordner und auf eine Festplatte.